La Société est un éditeur de logiciels spécialisé dans la fourniture d’applications d’entreprise en ligne, exploitant la solution argodoc, développée pour fonctionner dans l’environnement Microsoft 365 édité par un tiers.
La présente politique de confidentialité décrit les modalités selon lesquelles argovia traite les données personnelles dans le cadre de l’utilisation de ses applications et services argodoc.
Elle s’applique spécifiquement aux applications et services suivants :
- argodoc - GED et workflows pour SharePoint
- argodoc
- argodoc pour Outlook
1. Principes généraux
argodoc est conçu pour fonctionner au sein de l’environnement Microsoft 365 de l’organisation cliente et pour limiter au strict nécessaire le traitement de données personnelles.
En particulier, pour argodoc - GED et workflows pour SharePoint, les composants et web parts s’exécutent directement dans le tenant Microsoft 365 du client.
Les documents manipulés par argodoc restent dans le tenant Microsoft 365 du client et ne sont pas transférés ni stockés sur une infrastructure externe exploitée par argovia.
argodoc s’appuie notamment sur les services Microsoft 365 et SharePoint Online auxquels l’organisation cliente a choisi de donner accès.
2. Données susceptibles d’être traitées
Selon les fonctionnalités utilisées et la configuration mise en place par l’organisation cliente, argodoc peut traiter certaines données relatives aux utilisateurs, notamment :
- nom et prénom ;
- adresse e-mail professionnelle ;
- identifiant de compte Microsoft 365 ;
- informations liées au profil Microsoft 365 ;
- appartenance à des groupes ou rôles ;
- informations nécessaires à la gestion des droits et autorisations ;
- métadonnées associées aux documents ;
- informations relatives aux workflows, validations et approbations ;
- historique des actions effectuées dans l’application ;
- informations techniques nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et au diagnostic du service.
Les données effectivement accessibles dépendent des autorisations accordées par l’administrateur Microsoft 365 de l’organisation cliente et des fonctionnalités activées.
3. Documents et contenus stockés dans Microsoft 365
Les documents, fichiers et contenus documentaires utilisés avec argodoc - GED et workflows pour SharePoint sont conservés dans l’environnement Microsoft 365 et SharePoint Online de l’organisation cliente.
Les web parts argodoc s’exécutent au sein du tenant Microsoft 365 du client.
argovia ne copie pas les documents du client vers une infrastructure externe dans le cadre du fonctionnement normal de ces composants.
Les règles de stockage, de conservation, de sauvegarde, de localisation des données et de sécurité applicables aux documents dépendent donc également de la configuration Microsoft 365 de l’organisation cliente et des services Microsoft utilisés.
4. Finalités du traitement
Les données personnelles peuvent être traitées uniquement lorsque cela est nécessaire pour fournir les fonctionnalités d’argodoc, notamment afin de :
- authentifier les utilisateurs ;
- identifier l’utilisateur connecté ;
- appliquer les droits et autorisations définis dans Microsoft 365 ;
- afficher les documents et informations auxquels l’utilisateur est autorisé à accéder ;
- gérer les workflows documentaires ;
- gérer les processus de validation et d’approbation ;
- afficher les auteurs, contributeurs, approbateurs ou responsables associés à un document ;
- faciliter la recherche, le classement et la consultation des documents ;
- assurer le fonctionnement et la sécurité des applications ;
- diagnostiquer et corriger les incidents techniques ;
- fournir une assistance technique à l’organisation cliente lorsque celle-ci en fait la demande.
argovia n’utilise pas les données personnelles accessibles via argodoc à des fins publicitaires.
5. Accès aux données Microsoft 365
Certaines fonctionnalités d’argodoc peuvent nécessiter l’accès à des ressources Microsoft 365 telles que SharePoint Online, Microsoft Graph ou Outlook.
Ces accès sont limités aux autorisations nécessaires au fonctionnement des fonctionnalités concernées.
Les autorisations sont accordées et administrées dans l’environnement Microsoft 365 de l’organisation cliente conformément aux mécanismes de sécurité et de consentement fournis par Microsoft.
argodoc ne permet pas à un utilisateur d’accéder à des documents ou informations auxquels il ne dispose pas déjà des droits nécessaires dans son environnement Microsoft 365.
6. argodoc pour Outlook
L’application argodoc pour Outlook permet d’intégrer certaines fonctionnalités argodoc à Microsoft Outlook.
Selon les fonctionnalités activées, l’application peut traiter des informations nécessaires à l’interaction entre Outlook, l’utilisateur et les espaces documentaires autorisés dans Microsoft 365.
Ces informations peuvent notamment comprendre :
- l’identité Microsoft 365 de l’utilisateur ;
- certaines informations relatives au message ou à son contexte lorsque l’utilisateur déclenche explicitement une fonctionnalité argodoc ;
- les pièces jointes ou contenus que l’utilisateur choisit explicitement de transférer ou d’enregistrer dans un espace documentaire ;
- les métadonnées nécessaires au classement d’un document.
Les données ne sont utilisées que pour exécuter l’action demandée par l’utilisateur et dans les limites des autorisations accordées.
7. Offre SaaS argodoc
L’offre SaaS argodoc peut traiter certaines informations nécessaires à la fourniture et à l’administration du service, notamment :
- informations relatives à l’organisation cliente ;
- informations relatives aux comptes utilisateurs autorisés ;
- informations d’abonnement et de licence ;
- paramètres de configuration du service ;
- journaux techniques nécessaires à la sécurité, au diagnostic et au bon fonctionnement du service.
Lorsque des traitements supplémentaires sont nécessaires pour une fonctionnalité particulière, ceux-ci sont limités aux données nécessaires à cette fonctionnalité.
8. Partage des données
argovia ne vend pas les données personnelles des utilisateurs.
Les données peuvent être accessibles uniquement :
- à l’organisation cliente qui utilise argodoc ;
- aux utilisateurs autorisés par cette organisation ;
- à Microsoft lorsque le traitement relève de Microsoft 365, Azure, SharePoint Online, Outlook ou Microsoft Graph ;
- aux collaborateurs ou prestataires autorisés d’argovia lorsque cet accès est strictement nécessaire à la fourniture du service, à la sécurité ou au support technique.
Lorsqu’un accès technique aux données du client est nécessaire dans le cadre d’une intervention de support, celui-ci est limité à ce qui est nécessaire pour résoudre la demande concernée.
9. Conservation des données
Les documents et données stockés dans Microsoft 365 restent soumis aux politiques de conservation définies par l’organisation cliente et aux fonctionnalités de conservation proposées par Microsoft.
Pour les éventuelles données techniques directement traitées par argovia dans le cadre de l’offre SaaS, celles-ci sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la fourniture du service, au respect des obligations contractuelles ou légales et à la sécurité des systèmes.
Les données devenues inutiles sont supprimées ou anonymisées conformément aux procédures applicables.
10. Sécurité
argovia met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données traitées dans le cadre d’argodoc.
L’architecture d’argodoc repose notamment sur les mécanismes de sécurité de Microsoft 365 et sur le principe de limitation des accès.
Lorsque les données sont hébergées dans le tenant Microsoft 365 du client, les mécanismes de sécurité, d’authentification, de contrôle des accès, de journalisation et de conservation définis par le client et Microsoft continuent de s’appliquer.
11. Contrôle de l’organisation cliente
L’organisation cliente conserve le contrôle de son environnement Microsoft 365.
Ses administrateurs peuvent notamment :
- gérer les utilisateurs ;
- gérer les droits et autorisations ;
- révoquer les accès accordés aux applications ;
- désinstaller les applications argodoc ;
- appliquer leurs propres règles de sécurité et de conformité ;
- gérer leurs politiques de conservation et de suppression des données dans Microsoft 365.
12. Droits des utilisateurs
Selon la réglementation applicable, les utilisateurs peuvent disposer de droits concernant leurs données personnelles, notamment :
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit à l’effacement ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition ;
- droit à la portabilité, lorsque celui-ci est applicable.
Lorsque les données sont contrôlées par l’employeur ou l’organisation cliente, l’utilisateur peut être invité à adresser sa demande directement à cette organisation.
Pour les traitements dont argovia est directement responsable, une demande peut être adressée aux coordonnées indiquées à la fin de cette politique.
13. Responsable du traitement
Selon la nature des données concernées, l’organisation cliente peut agir en qualité de responsable du traitement pour les données contenues dans son environnement Microsoft 365.
argovia peut agir en qualité de sous-traitant lorsqu’elle traite des données pour le compte de cette organisation dans le cadre de la fourniture du service.
Pour certains traitements directement liés à l’administration commerciale, contractuelle ou technique du service argodoc, argovia peut également agir en qualité de responsable du traitement.
14. Transferts internationaux
Lorsque Microsoft ou un autre prestataire autorisé traite des données dans le cadre des services utilisés par argodoc, les éventuels transferts internationaux sont régis par les engagements contractuels et mécanismes de protection applicables au prestataire concerné.
Lorsque les documents restent hébergés dans Microsoft 365, leur localisation dépend notamment des paramètres, services et engagements contractuels Microsoft applicables au tenant de l’organisation cliente.
15. Modifications de la politique
La présente politique de confidentialité peut être mise à jour afin de tenir compte de l’évolution des applications argodoc, des services proposés, de notre architecture technique ou des exigences réglementaires.
La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page.
16. Contact
Pour toute question relative à cette politique de confidentialité ou au traitement de données personnelles dans le cadre d’argodoc, vous pouvez contacter :
Argovia (ex-Spectrum365)
France , 35 Rue de Marseille, 69007 Lyon 7ème
marouane.toumi@spectrum365.io
Les demandes relatives à des données stockées exclusivement dans le tenant Microsoft 365 d’une organisation cliente doivent, lorsque cela est applicable, être adressées en priorité à l’administrateur ou au responsable de la protection des données de cette organisation.