Maîtriser la gestion documentaire dans SharePoint : Nos meilleurs astuces !

Chez Argovia, nous sommes spécialisés dans l’intégration et l’optimisation des solutions Microsoft 365 pour les entreprises. Nous aidons nos clients à tirer le meilleur parti de leurs outils numériques. En effet, la gestion documentaire dans SharePoint est un sujet qui revient souvent dans nos échanges.

Lors de nos projets ou ateliers, on nous demande régulièrement les best practices pour organiser efficacement des documents dans SharePoint. Il est parfois difficile de trouver un équilibre. D’une part, il y a les standards reconnus de l’industrie. D’autre part, il y a les besoins spécifiques de chaque entreprise. Cependant, c’est précisément là que nous apportons notre valeur. Comment ? En combinant expertise technique et retour d’expérience.

Dans cet article, nous partageons nos meilleurs astuces pour une gestion documentaire optimale dans SharePoint.

Astuce n°1 : Pensez en termes de sites, pas de dossiers

C’est l’une des erreurs les plus fréquentes. Elle survient lors de la migration des fichiers depuis des lecteurs réseaux, Dropbox, Google Drive ou d’autres solutions vers SharePoint.

Beaucoup d’utilisateurs, notamment dans le département IT, conservent l’habitude de créer des dossiers massifs. Par conséquent, cela conduit souvent à un seul site, une seule bibliothèque et des centaines de milliers de documents entassés.

Avec SharePoint moderne, la philosophie est claire : plus vous créez de sites, mieux vous organisez vos contenus. Ainsi, vous gérez plus efficacement vos documents.

Astuce n°2 : Créez plusieurs bibliothèques

Dans la continuité du point précédent, même si vous avez plusieurs sites SharePoint, créez plusieurs bibliothèques dans chaque site. En effet, c’est important pour une organisation optimale.

La quantité de documents dans un site est souvent un bon indicateur. Elle vous aide à savoir si une nouvelle bibliothèque est nécessaire.

D’autres facteurs entrent également en jeu : la synchronisation, les métadonnées ou encore la sécurité. Par conséquent, diviser vos bibliothèques peut simplifier la gestion. De plus, cela améliore l’efficacité globale.

Astuce n°3 : Évitez trop de permissions uniques

Dans SharePoint, rompre l’héritage des permissions sur des fichiers, dossiers ou sites a toujours été considéré comme une mauvaise pratique.

Cependant, avec les méthodes modernes de collaboration, internes ou externes, il devient presque inévitable de rencontrer des permissions uniques ponctuelles.

Notre recommandation : si vous accumulez beaucoup de permissions uniques, envisagez de créer un site distinct. Ainsi, vous évitez de gérer un enchevêtrement de droits spécifiques. Néanmoins, pour de simples besoins de confidentialité sur quelques éléments, cela reste acceptable.

Astuce n°4 : Exploitez les métadonnées

Les métadonnées sont souvent perçues comme un ajout optionnel. Pourtant, elles sont cruciales pour une gestion documentaire efficace. En effet, leur importance grandit à mesure que les entreprises adoptent des solutions intelligentes.

Leur valeur réside dans leur capacité à faciliter l’intégration des technologies émergentes. Par exemple, l’IA générative en fait partie. En structurant vos documents avec des métadonnées précises, votre organisation se prépare à exploiter des outils capables d’analyser automatiquement vos contenus.

Si vous prévoyez d’utiliser ces technologies à l’avenir, investir dès aujourd’hui dans des métadonnées structurées est un choix stratégique gagnant.

Conclusion

Voilà, nous espérons que ces quelques conseils SharePoint vous aideront. En effet, ils vous permettront de mieux structurer vos environnements. De plus, ils simplifieront la gestion documentaire tout en tirant parti des outils modernes.

N’hésitez pas à nous contacter pour vos projets de Digital Workplace.