La gouvernance de la digital workplace est aujourd’hui un enjeu majeur pour les responsables informatiques. En effet, les questions de sécurité et de protection des données deviennent de plus en plus critiques dans des environnements numériques toujours plus connectés.
Avec l’essor du cloud, du big data, des outils analytiques, du machine learning, des intelligences artificielles et de l’Internet des objets, les usages évoluent rapidement. Par conséquent, les entreprises doivent adapter leurs pratiques et encadrer ces nouveaux modes de travail.
Ainsi, la gouvernance de la digital workplace regroupe un ensemble de règles, de normes et de procédures. Elle permet de sécuriser les usages, de structurer les accès et d’assurer un fonctionnement cohérent de l’environnement numérique. Pour en savoir plus, découvrez la gouvernance de la digital workplace.
Étapes préliminaires à l’établissement de votre gouvernance de la digital workplace
L’adoption de la digital workplace offre de nombreux avantages aux entreprises. Elle favorise notamment la mobilité, le partage des connaissances et la collaboration, tout en renforçant la sécurité. Cependant, ces bénéfices nécessitent une gouvernance de la digital workplace adaptée.
- Vous ne pouvez pas transposer directement un cadre de gouvernance et des procédures traditionnelles dans un environnement numérique.
- Les outils de gestion documentaire et de stockage ne suffisent pas à exploiter tout le potentiel de la collaboration digitale.
- La définition claire d’une stratégie de gouvernance conditionne le succès de la digital workplace.
Ainsi, face à ces contraintes, il devient essentiel de structurer une gouvernance de la digital workplace solide. Dans la suite, nous détaillons les étapes clés pour mettre en place un cadre de gouvernance digitale robuste et durable.
Être organisé
Tout d’abord, établir une stratégie et un cadre de gouvernance IT pour la digital workplace peut être complexe. Les entreprises doivent définir clairement les processus, règles et structures pour un portefeuille d’applications et de défis toujours plus large. Ainsi, être bien organisé est essentiel pour éviter le chaos.
La clé consiste à déterminer quelles informations doivent être partagées, à qui, et quand utiliser certaines fonctionnalités des plateformes collaboratives, comme Microsoft Teams ou SharePoint.
Par ailleurs, Alex, Directeur des Systèmes d’Information (DSI), veille à ce que les politiques de sécurité et les normes de gouvernance soient respectées dans toute l’organisation.
Enfin, des outils comme Microsoft Intune et Azure Active Directory permettent de maintenir la sécurité des données et d’assurer la conformité.
Comprendre ce que la gouvernance de la digital workplace sous-entend
Selon une étude récente du Digital Workplace Group, la gouvernance de la digital workplace se définit comme l’ensemble des politiques, structures, rôles, règles, processus et standards nécessaires pour appliquer la digital workplace de manière optimale et pérenne. Elle précise également la stratégie à suivre et les KPIs indispensables pour contrôler l’implémentation du cadre de gouvernance.
Jean, Directeur Technique, joue un rôle crucial dans la mise en œuvre des solutions technologiques. Il utilise des outils comme Microsoft Teams et SharePoint pour favoriser la collaboration et l’échange sécurisé de données.
Par ailleurs, Jean veille à ce que les processus de gouvernance soient clairement définis et alignés avec les objectifs technologiques de l’entreprise.
Enfin, bien que la tâche puisse paraître complexe, une vision claire et structurée permet de naviguer plus facilement à travers ces démarches et de mettre en place une gouvernance de la digital workplace efficace.
Collaborer avec les parties prenantes clés durant le développement de votre gouvernance digitale
Actuellement, une bonne gouvernance repose sur un alignement solide entre les équipes business et IT. Cependant, pour créer réellement de la valeur, la gestion du changement doit également être intégrée à cet alignement. Ainsi, les principaux acteurs de l’entreprise participent activement à ce processus.
En effet, le cœur de la gouvernance de la digital workplace définit la structure qui détient, fournit et contrôle l’environnement numérique. Une structure transversale est nécessaire pour appliquer les standards et procédures, et guider tous les utilisateurs, qu’il s’agisse du département informatique, de la communication interne ou du département RH en charge de l’expérience collaborateur.
Par ailleurs, Émilie, Directrice Générale (DG), comprend l’importance stratégique de la gouvernance de la digital workplace pour réussir la transformation digitale. Elle s’appuie sur des rapports et des KPIs fournis par les outils de Microsoft 365 pour suivre l’efficacité de la gouvernance et prendre des décisions éclairées.
Construire votre plan de gouvernance
Donner un cadre clair à votre gouvernance digitale permet à tous les acteurs de comprendre leurs responsabilités. Idéalement, la mise en place de la gouvernance doit se faire avant le lancement des projets. Ainsi, définir ce cadre en amont est essentiel.
Pour vous guider, voici quelques questions clés à considérer pour établir une gouvernance de la digital workplace efficace :
- Quel est le périmètre de votre gouvernance de la digital workplace ?
- Quels canaux et applications sont inclus ? Par exemple, utilisez-vous Microsoft Teams, OneDrive et SharePoint pour la collaboration et la gestion des documents ?
- La gestion du changement est-elle intégrée à votre gouvernance ?
- Quels sont les rôles clés ? Qui participe au processus ?
- Votre gouvernance est-elle centralisée ou décentralisée ?
- Quels KPIs et métriques avez-vous mis en place pour suivre l’efficacité ?
- Comment différenciez-vous votre gouvernance selon les applications ou le contenu ?
- Comment votre gouvernance évolue-t-elle avec le cycle de vie des applications et du contenu ?
Conclusion
La mise en place d’une gouvernance de la digital workplace est un travail de longue haleine. Cependant, il est essentiel de commencer quelque part. Même un cadre minimal permet de formaliser l’usage de votre digital workplace, d’améliorer la collaboration au sein de votre organisation et de garantir que les informations sensibles soient traitées en toute sécurité.
Chez Argovia, nous comprenons les défis de la transformation digitale et de l’implémentation d’une gouvernance efficace. Nos experts vous accompagnent à chaque étape pour tirer pleinement parti des outils Microsoft 365 et sécuriser votre environnement de travail numérique tout en optimisant sa performance.